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IT组织重组的诀窍

发布时间:2012-10-26来源:转载作者:CIO时代网 TT
     不论是因为什麽理由,成功的重整,都有赖IT业务的投入。本文是CIO执行委员会的成员们提供的诀窍,如何在IT组织重整的过程中,将可能发生的伤害减到最低,并获取最大的利益。以下是他们的建议: 
     确保重整与企业策略之关联性 
     很多时候,“重整”只是一种对于外在短暂压力的直觉反应,例如被要求削减成本,或是去迎合临时起意的内部顾客,而非经过通盘思考与布局後的行动。“不要因为新官上任而进行组织重整,也不要只因为历经上一次组织重整的时间已经满一年了,而再度进行重整。”AutoClubGroup(AAA)的裁行副总裁暨CIO Brent Stahlhebe建议:“唯有在必须改变时才作改变。” 
     举例来说,Stahlhebe透过与Auto Club的资讯经理人之访谈过程,了解到分散式IT组织的问题。“很明显地,不管是应用软体或是基础架构,都彼此不相容。”他说:“它们并不是往同一个方向在进行。”不过,当Stahlhebe接下这份工作後,他并不急于进行重整,他先花了6个月的时间进行勘察,与企业领导人及资讯部门员工讨论,以了解公司之产品线、市场环境与企业策略,然後他才着手进行集中化管理的行动。 
     在其他公司的例子当中,IT重整与企业策略间的连结,可能更加地明显。例如,Cardinal Health在推动IT集中化管理上的成果,就属于其公司全球整合计画下的一部分,这个计画名为“One Cardinal Health。”“这个计画是要让客户能够更简便地跟我们作生意,透过打破我们企业内部的部门藩篱,提供客户整合性的服务。”Cardinal Health的执行副总裁暨CIO Jody Davids表示。 
     这个计画的第一步,就是最近刚完成的IT部门重整,将1700个分散在企业各事业单位的IT员工集中在一起,整合成一个单一的、整体的企业IT组织。在接下来的5至7年当中,Cardinal Health将要建构完成单一化的企业资源整合(ERP)平台,终极目标则是让整体企业达到共用科技。 
     让企业股东参与规划 
     IT组织重整所带来的影响将是全面性的,并非只有资讯部门会受到影响,因此资讯主管必须在一开始进行规划时,就与企业里的同侪们进行谘询协商,以赢得其支持,而且是越早越好。Davids推动CardinalHealth的IT组织重整的第一步,就是去询问企业股东如何看待IT。有了这些对于IT改善的正面评论与建议做後盾,Davids再将这些答案与IT部门人员分享,让IT人员知道进行改变的基本理由。CardinalHealth的执行委员会─Davids亦为成员之一,回馈给她许多关于重整策略、愿景与高层组织结构之意见。“我有来自高层的支持,而这让重整变得容易许多。”她这麽说。 
     让IT员工参与规划 
     除了将触角伸至企业面外,在规划重整的过程中,应给予站在第一线的IT人员一个正式角色,让他们能表达出他们所关心的事。这种方式将有助于帮助企业其他员工,了解企业所要进行的改变,以及对日常工作所可能带来的冲击。Cendant的技术维运资深副总裁PaulLawler表示,在Cendant重整的过程中,他成立了一个IT员工委员会,成员是由企业内部各个功能性团体(维运部门、专案管理、顾客端服务、客户关系管理…等)的领导者所组成。 
     建立一个计划:并规划足够的时间 
     执行一次IT组织重整,所占用的员工时间,将会多到让你大吃一惊,包括资讯经理人与其高阶部属皆是如此:你们将必须分配时间召开会议,设计新的架构,也要花时间跟员工与企业客户沟通这些改变。在某些情况下,你必须就新创造的角色功能,与员工进行访谈,或是训练员工熟悉新的系统与程序。Davids估计,在CardinalHealth为期6个月的重整期间,他的12个直属员工,耗费了50%~60%的时间,致力于重整的工作;而这些直属员工手下的员工,亦在3个月的期间内,投入相等的时间,配合进行IT组织的重整。 
     让反对者表示意见 
     在重整的讨论过程中,不必因为出现了一些反对者的声音而感到讶异。Lawler表示:“突然间,一些想要收回IT掌控权的人,就会站出来成为反对者。”事後发现,Lawler表示,一种聪明的作法是,让一两位反对者参与重整的指导团队。如此一来,不同的意见将会成为团队的一部分,而不是来自外部。 
     透过这样的参与,有助于建立彼此间的信赖关系,这个部分相当的重要,而且不因推动集中化行动之结果而改变。经由与委外厂商间的透明对话,我们可以去确认推动集中化管理所存在的潜在议题,如果不是透过团队间的交流讨论,这些议题可能就因此被忽略。这麽做可以营造出夥伴关系的氛围,让双方可以诚实地跨越公司的界线,创造双赢。 
    (责编:梁雪娟)  声明:凡注明CIO时代网(www.ciotimes.com)之作品(文字、图片、图表),转载请务必注明出处为CIO时代网(www.ciotimes.com),违者本网将依法追究责任。